Manajemen SDM
PeopleSphere
Kelola Data Karyawan dengan Aman dan Efisien
PeopleSphere adalah platform HRIS yang dirancang untuk organisasi yang menghargai keamanan data karyawan — menyatukan administrasi SDM, manajemen dokumen, dan pengelolaan cuti dalam satu sistem yang terintegrasi.
PeopleSphere
Manajemen SDM
58%
Pelanggaran data melibatkan data karyawan atau HR sebagai vektor masuk
Sumber: Verizon DBIR 2023
4–8 jam
Rata-rata waktu yang dihabiskan tim HR per minggu untuk proses manual yang bisa diotomasi
Termasuk rekap cuti, pengarsipan dokumen, dan pelaporan
UU PDP
Data karyawan termasuk data pribadi yang dilindungi UU No. 27/2022 — pelanggaran dapat berujung sanksi signifikan
Sistem yang tidak aman adalah risiko hukum nyata
Data Karyawan yang Tersebar adalah Risiko yang Sering Diabaikan
Data karyawan adalah salah satu aset paling sensitif yang dimiliki perusahaan — berisi nomor KTP, NPWP, rekening bank, riwayat kesehatan, dan informasi pribadi lainnya. Menyimpannya di spreadsheet yang bisa diakses siapa saja adalah risiko nyata.
Proses HR yang manual — pengajuan cuti via chat, dokumen kontrak di folder Google Drive tanpa kontrol akses, atau onboarding yang tidak terstandarisasi — menciptakan inefisiensi dan celah compliance terhadap UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).
ISO 27001:2022 Annex A.6 mengatur keamanan informasi terkait sumber daya manusia, termasuk verifikasi latar belakang, perjanjian kerahasiaan, dan proses offboarding. PeopleSphere membantu Anda memenuhi persyaratan ini sambil meningkatkan efisiensi operasional HR.
Bagaimana PeopleSphere Bekerja
Proses yang sederhana, terstruktur, dan dapat langsung dijalankan oleh tim Anda.
Setup Profil Karyawan
Buat profil lengkap untuk setiap karyawan: data personal, jabatan, divisi, atasan langsung, dan level akses sistem. Data terenkripsi dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Upload & Kelola Dokumen
Simpan semua dokumen karyawan secara digital — kontrak kerja, SK jabatan, sertifikat, dan NDA — dengan kategorisasi otomatis. Terima notifikasi 30/60/90 hari sebelum dokumen berakhir.
Proses HR Harian
Karyawan mengajukan cuti secara digital; manajer menyetujui atau menolak dengan satu klik. Saldo cuti terupdate otomatis, kalender tim selalu terkini, dan rekap absensi tersedia real-time.
Onboarding Karyawan Baru
Jalankan checklist onboarding terstandarisasi: penandatanganan perjanjian, orientasi kebijakan keamanan, pemberian akses sistem, dan penugasan aset — semua terdokumentasi.
Offboarding yang Aman & Lengkap
Saat karyawan keluar, checklist offboarding memastikan revokasi semua akses sistem, pengembalian aset, dan penyimpanan dokumen akhir — meninggalkan audit trail yang lengkap.
Fitur & Kapabilitas
Dirancang untuk memenuhi kebutuhan operasional nyata — bukan sekadar checklist fitur yang terlihat bagus di brosur.
Database Karyawan Terpusat
Profil lengkap setiap karyawan dengan riwayat employment, jabatan, divisi, data kontak, dan informasi pribadi — tersimpan dengan enkripsi dan kontrol akses yang ketat berdasarkan peran.
Manajemen Dokumen Karyawan
Simpan dan kelola dokumen karyawan secara digital — kontrak kerja, SK jabatan, sertifikat, perjanjian kerahasiaan (NDA), dan dokumen compliance lainnya. Notifikasi otomatis untuk dokumen yang akan expired.
Manajemen Cuti & Absensi
Sistem pengajuan dan persetujuan cuti yang transparan dengan kalender tim, saldo cuti real-time, dan rekap absensi otomatis. Mengurangi beban admin HR sekaligus memberikan visibilitas kepada manajer.
Onboarding & Offboarding Workflow
Checklist terstandarisasi untuk proses onboarding karyawan baru (pemberian akses, orientasi keamanan, penandatanganan perjanjian) dan offboarding (revokasi akses, pengembalian aset, exit interview).
Struktur Organisasi (Org Chart)
Visualisasi struktur organisasi yang selalu up-to-date secara otomatis berdasarkan data karyawan. Berguna untuk perencanaan SDM, pemahaman hierarki persetujuan, dan orientasi karyawan baru.
Pelaporan SDM
Laporan komprehensif untuk kebutuhan manajemen dan compliance: headcount per divisi, turnover rate, komposisi karyawan, status kepegawaian, dan laporan kontrak yang akan berakhir.
Kepatuhan & Standar yang Didukung
PeopleSphere dirancang untuk membantu organisasi Anda memenuhi persyaratan kontrol dan standar keamanan informasi yang relevan.
Screening
Kelola proses verifikasi latar belakang calon karyawan dan simpan dokumentasinya secara aman sebagai bukti pelaksanaan kontrol ini.
Terms and Conditions of Employment
Kelola penandatanganan dan penyimpanan perjanjian kerahasiaan, kontrak kerja, dan ketentuan keamanan informasi dalam employment terms.
Responsibilities After Termination
Workflow offboarding terstruktur memastikan kewajiban keamanan pasca-employment ditegakkan, termasuk revokasi akses dan pengembalian aset.
UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi
PeopleSphere dirancang dengan privacy-by-design — kontrol akses berbasis kebutuhan, enkripsi data pribadi, dan audit log akses untuk memenuhi kewajiban UU PDP terhadap data karyawan.
Service Level Agreement (SLA)
SLA berikut berlaku untuk seluruh Pelanggan PeopleSphere dan menjadi bagian dari Perjanjian Layanan (Service Agreement) yang ditandatangani bersama. Semua Pelanggan mendapatkan akses penuh ke seluruh fitur platform.
Uptime
99.5%
Ketersediaan layanan per bulan, tidak termasuk maintenance terjadwal yang diberitahukan 24 jam sebelumnya
Respons Insiden Kritis
4 jam kerja
Waktu respons pertama untuk isu yang berdampak pada akses data karyawan atau operasional HR
Respons Isu Normal
1 hari kerja
Waktu respons pertama untuk permintaan bantuan dan pertanyaan teknis umum
Backup Data
Harian
Pencadangan data karyawan otomatis setiap hari dengan enkripsi penuh, disimpan selama minimal 5 tahun
RTO (Recovery Time)
8 jam
Waktu maksimal pemulihan layanan setelah insiden mayor yang mempengaruhi ketersediaan platform
RPO (Recovery Point)
24 jam
Titik data terakhir yang dijamin dapat dipulihkan dalam kondisi kegagalan sistem
Notifikasi Insiden
≤ 2 jam
Waktu maksimal pemberitahuan kepada Pelanggan sejak insiden ketersediaan teridentifikasi
* Semua SLA diukur secara bulanan dan berlaku sejak tanggal aktivasi langganan.
Siapa yang Membutuhkan PeopleSphere?
Platform ini dirancang untuk menjawab pain point nyata dari berbagai peran dalam organisasi.
HR Manager / People Operations
Ingin menghilangkan proses HR manual yang memakan waktu — pengajuan cuti via chat, dokumen kontrak yang tersebar — dan menggantinya dengan sistem yang efisien.
Compliance & Legal Team
Membutuhkan bukti bahwa data karyawan dikelola sesuai UU PDP dan persyaratan ISO 27001 Annex A.6, dengan audit trail akses yang komprehensif.
IT Security / CISO
Ingin memastikan data sensitif karyawan tidak tersebar di berbagai sistem tanpa kontrol, dan bahwa proses offboarding mencakup revokasi akses yang sistematis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Masih ada pertanyaan tentang PeopleSphere? Hubungi tim kami melalui halaman kontak atau footer.
Siapa saja yang bisa mengakses data karyawan di PeopleSphere?
Akses dikontrol dengan sistem role-based access control (RBAC) yang ketat. Karyawan hanya dapat melihat data diri sendiri. Manajer dapat melihat data tim mereka. HR dan admin memiliki akses lebih luas sesuai kebutuhan. Setiap akses tercatat dalam audit log.
Apakah PeopleSphere comply dengan UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP)?
Ya. PeopleSphere dirancang dengan prinsip privacy-by-design dan data minimization. Data pribadi karyawan dienkripsi, akses dikontrol berbasis kebutuhan, dan setiap akses tercatat. Fitur data retention dan penghapusan data juga tersedia untuk memenuhi kewajiban UU PDP.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setup awal PeopleSphere?
Setup awal PeopleSphere — termasuk konfigurasi struktur organisasi, peran, dan workflow persetujuan — umumnya selesai dalam 1–2 minggu kerja. Tim CloudSphere mendampingi proses ini, mulai dari konfigurasi sistem dan input data karyawan awal, hingga pelatihan admin HR dan manajer, sehingga tim Anda siap beroperasi penuh dari hari pertama.
Apakah ada fitur untuk mengelola karyawan kontrak atau freelancer?
Ya. PeopleSphere mendukung berbagai tipe hubungan kerja — karyawan tetap, kontrak, outsourcing, magang, dan freelancer — masing-masing dengan atribut dan workflow yang sesuai.
Bagaimana PeopleSphere membantu proses offboarding karyawan?
Saat karyawan resign atau kontrak berakhir, PeopleSphere mengaktifkan checklist offboarding terstandarisasi: notifikasi ke IT untuk revokasi akses sistem, pencatatan pengembalian aset, penyimpanan dokumen akhir, dan record bahwa semua langkah telah diselesaikan — meninggalkan audit trail yang lengkap.
Siap Mencoba PeopleSphere?
Jadwalkan demo gratis dan lihat langsung bagaimana PeopleSphere dapat menyederhanakan proses manajemen sdm di organisasi Anda.