Template ROPA — Rekaman Kegiatan Pemrosesan Data Pribadi
Catat seluruh aktivitas pemrosesan data pribadi organisasi Anda secara terstruktur sesuai amanat UU PDP No. 27 Tahun 2022.
Ringkasnya
ROPA (Record of Processing Activities) adalah catatan seluruh kegiatan pemrosesan data pribadi yang dilakukan organisasi — apa yang diproses, untuk tujuan apa, atas dasar hukum apa, siapa penerimanya, dan berapa lama disimpan. UU PDP mewajibkan pengendali data pribadi melakukan pencatatan ini, dan ROPA adalah bentuk paling praktisnya.
- Format
- XLSX
- Ukuran
- —
- Biaya
- Gratis
Data Anda kami kelola sesuai UU Pelindungan Data Pribadi. Kami hanya mengirim dokumen yang Anda minta dan sesekali wawasan GRC yang relevan — tidak ada spam.
Untuk Apa Dokumen Ini
Hampir semua kewajiban lain di UU PDP bergantung pada satu hal yang sering dilewati: mengetahui data pribadi apa yang sebenarnya organisasi Anda pegang. Tanpa itu, permintaan penghapusan tidak bisa dipenuhi dengan yakin, tenggat notifikasi kebocoran tidak bisa dikejar, dan penilaian dampak tidak punya bahan.
Template ini menyusun pencatatan itu per kegiatan pemrosesan, bukan per sistem. Perbedaannya penting: satu sistem HR bisa menampung lima kegiatan pemrosesan dengan dasar hukum dan masa retensi berbeda, dan mencatatnya sebagai satu baris akan menyembunyikan justru bagian yang perlu diputuskan.
Paling Berguna Bagi
- Pengendali data pribadi yang memulai program kepatuhan UU PDP
- Petugas pelindungan data pribadi yang perlu satu inventaris tunggal lintas unit
- Organisasi yang bersiap menghadapi permintaan subjek data dalam volume yang meningkat
Isi Dokumen
Kegiatan pemrosesan
Nama kegiatan, unit pemilik, tujuan pemrosesan, dan sistem yang dipakai.
Kategori data & subjek
Jenis data pribadi yang diproses, penanda data pribadi spesifik, dan kategori subjek datanya.
Dasar hukum
Dasar pemrosesan yang dipakai untuk setiap kegiatan, termasuk rujukan bukti persetujuan bila relevan.
Penerima data
Pihak internal dan eksternal yang menerima, termasuk prosesor dan sub-prosesor.
Retensi & pemusnahan
Masa simpan beserta dasarnya dan metode pemusnahan setelah masa simpan berakhir.
Transfer lintas negara
Negara tujuan, mekanisme pengamanan, dan penilaian yang mendasarinya.
Standar & Regulasi yang Dibantu Dipenuhi
| Standar / Regulasi | Klausul / Pasal | Yang dipenuhi dokumen ini |
|---|---|---|
| UU 27/2022 (UU PDP) | Kewajiban pencatatan | Kewajiban pengendali melakukan pencatatan terhadap seluruh kegiatan pemrosesan data pribadi. |
| ISO/IEC 27701 | PIMS | Inventaris pemrosesan sebagai kontrol dasar sistem manajemen informasi privasi. |
| ISO/IEC 27001:2022 | Kontrol A.5.9 | Inventaris informasi dan aset terkait, yang beririsan dengan inventaris data pribadi. |
Dokumen ini membantu memenuhi persyaratan di atas, tetapi tidak dengan sendirinya membuat organisasi patuh. Kepatuhan dinilai dari praktik yang berjalan, bukan dari dokumen yang dimiliki.
Pertanyaan Seputar Dokumen Ini
Apa beda ROPA dan inventaris aset TI?
Inventaris aset TI mencatat perangkat dan sistem; ROPA mencatat kegiatan pemrosesan data pribadi. Satu server bisa muncul di inventaris aset sebagai satu baris, sementara di ROPA ia menjadi latar bagi beberapa kegiatan pemrosesan berbeda. Keduanya saling melengkapi, bukan menggantikan.
Seberapa rinci kegiatan harus dipecah?
Sampai tingkat di mana dasar hukum, kategori data, atau masa retensinya berbeda. Bila dua aktivitas berbagi ketiganya, gabungkan. Bila salah satunya berbeda, pisahkan — karena perbedaan itulah yang nanti menentukan keputusan berbeda.
Siapa yang mengisi ROPA?
Pemilik proses di tiap unit, dikoordinasikan satu orang yang menjaga konsistensinya. ROPA yang diisi sepenuhnya oleh tim TI hampir selalu meleset di bagian tujuan pemrosesan dan dasar hukum, karena keduanya adalah keputusan bisnis, bukan keputusan teknis.
Bacaan Terkait
Latar yang membantu Anda mengisi dokumen ini dengan benar, bukan sekadar mengisinya.
Dokumen Lain yang Sering Diambil Bersamaan
Template Risk Register
Kelola identifikasi, penilaian, dan mitigasi risiko keamanan informasi dalam satu lembar kerja terstruktur.
Download GratisTemplate Statement of Applicability (SoA) ISO 27001:2022
Dokumentasikan penerapan seluruh 93 kontrol Annex A ISO 27001:2022 beserta justifikasinya.
Download GratisTemplate Kebijakan Keamanan Informasi
Kerangka kebijakan keamanan informasi tingkat organisasi yang siap disesuaikan dengan konteks bisnis Anda.
Download GratisButuh pendampingan, bukan hanya template?
Template mempercepat penyusunan dokumen. Yang menentukan lulus tidaknya audit adalah apakah isinya benar-benar mencerminkan cara organisasi Anda bekerja — dan itulah yang kami dampingi.