Templates
Template ROPA — Rekaman Kegiatan Pemrosesan Data Pribadi
Catat seluruh aktivitas pemrosesan data pribadi organisasi Anda secara terstruktur sesuai amanat UU PDP No. 27 Tahun 2022.
- Format
- XLSX
- Ukuran
- —
- Bahasa
- Indonesia & Inggris
- Biaya
- Gratis
Data Anda kami kelola sesuai UU Pelindungan Data Pribadi. Kami hanya mengirim dokumen yang Anda minta dan sesekali wawasan GRC yang relevan — tidak ada spam.
Ringkasnya
ROPA (Record of Processing Activities) adalah catatan seluruh kegiatan pemrosesan data pribadi yang dilakukan organisasi — apa yang diproses, untuk tujuan apa, atas dasar hukum apa, siapa penerimanya, dan berapa lama disimpan. UU PDP mewajibkan pengendali data pribadi melakukan pencatatan ini, dan ROPA adalah bentuk paling praktisnya.
Untuk Apa Dokumen Ini
Hampir semua kewajiban lain di UU PDP bergantung pada satu hal yang sering dilewati: mengetahui data pribadi apa yang sebenarnya organisasi Anda pegang. Tanpa itu, permintaan penghapusan tidak bisa dipenuhi dengan yakin, tenggat notifikasi kebocoran tidak bisa dikejar, dan penilaian dampak tidak punya bahan.
Template ini menyusun pencatatan itu per kegiatan pemrosesan, bukan per sistem. Perbedaannya penting: satu sistem HR bisa menampung lima kegiatan pemrosesan dengan dasar hukum dan masa retensi berbeda, dan mencatatnya sebagai satu baris akan menyembunyikan justru bagian yang perlu diputuskan.
Isi Dokumen
Standar & Regulasi yang Dibantu Dipenuhi
| Standar / Regulasi | Klausul / Pasal | Yang dipenuhi dokumen ini |
|---|---|---|
| UU 27/2022 (UU PDP) | Kewajiban pencatatan | Kewajiban pengendali melakukan pencatatan terhadap seluruh kegiatan pemrosesan data pribadi. |
| ISO/IEC 27701 | PIMS | Inventaris pemrosesan sebagai kontrol dasar sistem manajemen informasi privasi. |
| ISO/IEC 27001:2022 | Kontrol A.5.9 | Inventaris informasi dan aset terkait, yang beririsan dengan inventaris data pribadi. |
Dokumen ini membantu memenuhi persyaratan di atas, tetapi tidak dengan sendirinya membuat organisasi patuh. Kepatuhan dinilai dari praktik yang berjalan, bukan dari dokumen yang dimiliki.
Pertanyaan Seputar Dokumen Ini
Apa beda ROPA dan inventaris aset TI?
Inventaris aset TI mencatat perangkat dan sistem; ROPA mencatat kegiatan pemrosesan data pribadi. Satu server bisa muncul di inventaris aset sebagai satu baris, sementara di ROPA ia menjadi latar bagi beberapa kegiatan pemrosesan berbeda. Keduanya saling melengkapi, bukan menggantikan.
Seberapa rinci kegiatan harus dipecah?
Sampai tingkat di mana dasar hukum, kategori data, atau masa retensinya berbeda. Bila dua aktivitas berbagi ketiganya, gabungkan. Bila salah satunya berbeda, pisahkan — karena perbedaan itulah yang nanti menentukan keputusan berbeda.
Siapa yang mengisi ROPA?
Pemilik proses di tiap unit, dikoordinasikan satu orang yang menjaga konsistensinya. ROPA yang diisi sepenuhnya oleh tim TI hampir selalu meleset di bagian tujuan pemrosesan dan dasar hukum, karena keduanya adalah keputusan bisnis, bukan keputusan teknis.
Butuh pendampingan, bukan hanya template?
Template mempercepat penyusunan dokumen. Yang menentukan lulus tidaknya audit adalah apakah isinya benar-benar mencerminkan cara organisasi Anda bekerja — dan itulah yang kami dampingi.